日 時：2021年10月25日～10月30日
場 所：メール会議
参加者：浅田、天木、加藤、神谷、兒玉、柴(書記)、西尾、森田、吉田、渡邉（50音順）
【審議内容】名簿管理システムの廃止について
平成28年（2016年）から会員情報管理に使用してきた名簿管理システム（旧短期大学部会作成、短期大学部会と大学部会の統合時に愛看アラムナイに移譲）を動かしているプログラムについてのサーバーによるサポートが2021年12月6日で終了し、今後も名簿管理システムを利用し続けるためには、膨大な費用が必要になることが判明したことに伴い、費用対効果の観点から、名簿管理システムの利用を中止する。なお、サーバーによるサポートが切れた場合、名簿管理システムでお預かりしております会員情報管理が脅威にさらされる可能性があることから、次年度の総会を待たず、オンライン上での緊急審議とする。
〔審議事項〕
- 愛看アラムナイ名簿管理システムを廃止する。
- 会員情報の管理については、理事会の中に情報管理担当者を設け、個人情報保護に十分配慮した上で、Excelデータをセキュリティー機能の付いたUSB等に保存し、USBは理事長が管理するアラムナイ保管庫(施錠）で保管する。
- 会員情報の変更については、会員から愛看アラムナイ事務局宛にメールで変更事項を連絡してもらう。 → 愛看アラムナイHP上に情報変更入力フォームを作成し、会員はその入力フォームを使用して変更内容を連絡する
- 会員情報の変更に関するExcelデータ修正は、情報管理担当者が理事長とともに保管庫にあるUSB内のデータ更新を随時行う。
- 会員にはHP上で事情を説明し、臨時総会をHP上で開催し、名簿管理システムの廃止について審議する。
メール会議の結果、〔審議事項３〕については、「愛看アラムナイHP上に情報変更入力フォームを作成し、会員はその入力フォームを使用して変更内容を連絡する」に変更した上で、理事全員より同意が表明されたため、上記5点は承認された。
なお、〔審議事項５〕の会員によるオンライン審議（11月１日～11月20日）の結果、承認され、システム閉鎖が決定され、12月6日にシステム閉鎖、同時にHP上の情報変更入力フォームの運用が開始された。