日 時：2021年12月15日(水)18:00～19:30
場 所：オンライン（Zoom）
出席者：理事10名
Ⅰ．議題
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- 令和４年度愛看アラムナイ総会等の企画及び準備計画について
開催方法：対面で調整していく。不可の場合は今年度と同様の対応で行う。
日程：ホームカミングデイと同時開催できるように、6月18日で調整していく。
場所：大講義室及び中講義室。ホームカミングデイでの使用を確認して調整する。懇親会はピロティと食堂を使用する。
懇親会について： 6月頃は3回目のコロナワクチン接種が終了しているとは考えられないので、対面であっても大勢での飲食（会食など）は困難。昨年と同様に1名300円の予算で茶菓子とペットボトル飲料を渡す程度とする。（飲食：飲食店レベルの対応とし、飲食時黙食、会話時はマスク着用必須とする。）
会費：会費の徴収はなし。全学同窓会へ支援金の申請をする。
教育講演：2年目・3年目はホームカミングデイがなかったので、呼びかけたら参加の可能性がある。ホームカミングデイは卒後1年目を対象としている。差別化するために、卒後2・3年目を対象として、実習の場で経験できてないフィジカルアセスメント・イグザミネーション、急変時対応などがニーズとして考えられる。本学大学院修了生で愛看アラムナイ会員である集中ケア認定看護師に依頼をする。ホームカミングデイの日程が決まり次第依頼していく。
告知方法：愛看アラムナイHPおよびFacebook での広報の他、学年代表者2名を通して連絡。原則、対面実施。オンラインになれば教育公演と懇親会は中止。
結論：上記のような方針で、総会の準備を進める。なお、理事長が日程等、ホームカミングデイに関する情報を入手し、計画について調整していく。
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- 卒業予定者および修了予定者への会員情報管理に関する説明について
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- 名簿システム運用中止に伴い、例年行ってきたID/PWを配布して、名簿管理システムからの情報変更方法について説明する必要はなくなった。
- 卒業生、および修了生への説明に関する事項は、学生会員・特別会員担当が担当している。
- 今後、会員情報内容の変更時は、会員個人がHPから修正を行ってほしいことを伝える必要がある。
結論：
①会員情報管理についての説明は、簡単な文章を作成し、メールで添付する方法で3月初旬に発信を行う。担当は学生会員・特別会員担当
※メール文面案を担当者で作成し、理事長・副理事長・担当者で確認し、発信する。
②大学院生については、会費の未払い者に対する会費納入を再度お願いする内容も同時に伝える
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- 未登録の特別会員(希望者のみ)への情報提供依頼について
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- 特別会員に関する情報が必要になるのは、退職後に特別会員の住所情報などが必要になるのは訃報の場合などではないか。
→短大部会からの引き継ぎでは、弔電を送っており、その際に住所が必要である。しかし、訃報であれば、何らかの手段ですでに情報を得ることができており、退職時に住所情報などは必要ない。
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- 在職中の特別会員については、情報提供を得なくても、連絡手段がある。
結論：特別会員自体を在職中のみとし、住所などの連絡先も聞かなくて良いのではないか。個人情報管理する情報の内容や必要性について再度検討が必要。今後規定の変更も視野に入れて、継続審議として検討する。
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- その他 なし
Ⅱ. 報告
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- 名簿管理システム閉鎖および会員情報入力フォーム開設について
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- 入力フォームへの会員情報変更届け出状況：変更の届出が現在２件あった。随時対応予定。
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- 新理事への協力要請について
次年度から理事2名が交代予定で内諾を得ている。3月時点の理事会から新理事の先生方には参加して頂く予定とする。
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- 会計報告
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- 会費納入状況(学部生、大学院生)
3月の理事会で再確認して報告。議案書の報告を作成するに合わせて調整していく。
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- 会合費の支給方法について
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- オンラインで実施のため、昨年同様、現物支給により実施。時期は会計処理の都合上、3月の理事会に間に合うように処理。1回300円で3回開催のために、一人900円程度とする。
- 3月の理事会に参加する新理事予定者2名についても1回分300円で計算して支給する。
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- その他
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- Facebookの広報について
現在担当は理事長及び広報責任者1名が行っている。担当者を増やすことでタイムリーな広報活動が可能になる。Facebookについてアカウントの権限は増やせるので、今後Facebookへのアクセス権限を持つ担当者を増員する方向で検討していく。
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- 次年度の担当及び総会準備については、メール会議で実施していく。
次回理事会 2022年3月9日(水) 17時～ 予定