オンライン審議は終了しました。議案は可決されました。
愛看アラムナイ会員の皆さま
新型コロナ感染者の減少傾向が続き、季節は秋から冬へと足早に移りつつありますが、いかがお過ごしでしょうか。
愛看アラムナイでは、平成28年（2016年）から、名簿管理システムにより会員の皆さまの情報管理を行ってまいりました。この名簿管理システムは、旧短期大学部会により作成され、短期大学部会と大学部会の統合時に愛看アラムナイに移譲され、理事会で管理してまいりました。しかし、この度、このシステムを稼働するプログラムのサーバーによるサポートが2021年12月6日で終了し、今後も名簿管理システムの利用を継続するためには、膨大な費用が必要になることが判明しました。
そこで、緊急会議により対応を検討し、費用対効果の観点から、名簿管理システムの利用を中止し、会員情報を別の方法で管理することを会員の皆様に提案し、ご審議いただくことになりました。この件については、サーバーによるサポートが終了した場合、名簿管理システムでお預かりしております会員情報管理が脅威にさらされる可能性があることから、次年度の総会を待たず、オンライン上での緊急審議とさせていただきます。
つきましては、別紙 ①説明書、②議案書をお読みいただき、ご意見や質問等がございましたら、愛看アラムナイ事務局宛にメールをお送りいただきますよう、お願い申し上げます。お送りいただきましたご意見、ご質問につきましては、愛看アラムナイのホームページ上で、投稿者名は伏せて回答させていただきます。
審議期間：令和3年11月1日(月)から令和3年11月20(土)
なお、審議期間中に議案に関する異議がなかった場合は、議案が承認されたものとして進めさせていただきます。
令和3年11月吉日
愛看アラムナイ理事長 柴 邦代
別紙１：説明書
〔状況報告〕
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- 愛看アラムナイ名簿管理システムを稼働するプログラムで使用されているプログラミング言語PHPは、2020年6月に7.3にバージョンアップし、その際、プログラム適応作業費として業者に34万円(税込み37.4万円）を支払った。この時点では、今後もバージョンアップのたびに同額の費用が必要となるため、10万円/年の目的積立金を開始し対応することとした。
- 2021年7月頃、使用しているプログラムで使用されているPHP7.3は、2021年12月6日をもって公式サポートが終了する旨の連絡が業者から入り、詳細を聞くための日程調整を予定したが、緊急事態宣言発令により、保留となった。その後、緊急事態宣言が解除された2021年10月6日に業者から公式サポートが終了した後の対応策について説明を受けた。
提案１：現在使用しているPHP7.3での使用を継続する。そのためには別のプロバイダーに変更し、サポートを受ける必要がある。その場合、変更費用として28万円（税込み30.8万円）が必要となる。なお、この費用には、新たなプロバイダーの利用料金などは含まれていないため、別途費用が必要となる。また、プロバイダーを変更しても、PHP7.3での利用は2023年頃には、PHP８にバージョンアップする必要がある。
提案２：現時点で、PHP８にバージョンアップする。その場合、PHP８は大幅なバージョンアップとなるため、移行費用に170万円(税込み187万円)が必要となる。また、PHP８へ移行した場合、現在使用しているID/PWは使用できないため、再登録が必要となる。
提案３：名簿管理システムは廃止する。現在登録されている会員情報は、Excelデータにして愛看アラムナイ理事会が管理する。
上記を受け、10月11日に理事長・副理事長2名で今後について検討し、以下の内容を確認した。
①愛看アラムナイ名簿管理システムは短期大学部会から譲渡された資産である。しかし、愛看アラムナイ名簿管理システムは、登録者によるデータの更新が基本となっており、更新があまり行われていない可能性が高い。
②愛看アラムナイ名簿管理システムによるメールの一斉送信は、エラーが多いことからすでに廃止している。システムは情報管理のためだけに使用しているが、ID/PW発行のために毎年約12万円が必要となる。
③システム内の情報を安全に管理できるシステムを維持するためには、上記のように多額の費用が必要であるが、愛看アラムナイの収益は、毎年50万円程度に過ぎない。
④名簿管理システムの廃止はやむを得ないと考える。財源がないことがその最大の理由である。
理事長・副理事長の検討結果を受け、理事会では10月11日～14日の審議期間で緊急メール会議を行った。名簿管理システムの廃止は、全員一致で承認された。併せて、名簿管理システム廃止に関する会員による審議方法(案)、名簿管理システム廃止後の会員情報の管理方法（案）についても、理事全員により承認された。
別紙２：議案書
議題１：名簿管理システムの廃止について(案)
愛看アラムナイの会員情報を管理する名簿管理システムは、現在使用しているプログラムへのプロバイダーによる公式サポートサービスが終了する令和3年12月6日をもって閉鎖し、名簿管理システムの利用を終了する。
議題２：名簿管理システム廃止後の会員情報の管理方法について(案)
（１）これまで名簿管理システムで管理してきた、愛看アラムナイの会員情報は、今後、理事会で所有するセキュリティー機能付きUSBメモリ2本（正規1本、バックアップ1本）に保存し、愛看アラムナイ事務局の施錠できる保管庫で、理事長および副理事長が責任をもって管理する。
（２）年一回の新会員加入時の情報の追加は、理事の中の会員情報管理担当者が行う。これまで名簿管理システムに登録していた際の手順に準じて、毎年、年度始めに学務課から情報をもらい、上記のUSBメモリに情報を追加する。なお、新特別会員については、毎年入職者に情報提供を依頼し、本人の同意が得られた場合のみ情報を追加する。
（３）これまで、会員本人が名簿管理システムにアクセスして行っていた会員情報の修正は、愛看アラムナイサイト上に、会員情報変更用の入力フォームを設け、会員自身がその画面にアクセスして変更する情報を入力することで、理事の中の会員情報管理担当者が入力フォーム内に登録された情報を定期的に確認し、上記のUSBメモリに保存された情報を修正する方法に変更する。
※なお、上記（２）（３）の作業に際しては、担当者が理事長から保管庫にあるUSBを借り受け、入力ミスがないかを複数名で確認して作業する。