令和4(2022)年度 愛看アラムナイ第１回理事会 議事録
日時：2022年8月3日(水)18:00～19：10
場所：オンライン（Zoom）
出席者：9名 欠席者：1名
資料： 愛看アラムナイ理事会 年間計画、役割担当（案）
＜議題＞
１．愛看アラムナイ理事会 年間計画、役割担当（案）について
資料：愛看アラムナイ理事会 年間計画、役割担当（案）参照
・理事会は、8月に2回、12月に1回、3月に1回の計4回を実施予定。
・役割は、理事会・全学同窓会・講演会、学生会員、正会員・特別会員、広報、会計、会計監査、トートバック製作プロジェクトとし、各役割に理事から担当者を配置した。
・学生会員担当は金銭を扱うことが多いため、会計から1名兼任とする
・正会員担当は現在登録されているメールアドレスの修正を行う。ただし、登録件数が多いためアルバイトの雇用を検討していく。
・広報はHPとFBでの広報を継続していく。
・会計は会費の出納管理、必要時の物品購入を行っていく。ただし、物品購入については他の理事も協力していく。
・トートバック製作プロジェクトは昨年度から引き続き実施。籠理事を新たにメンバーに加える。
・年間計画を各担当者リーダーが立案し、メンバーと確認した上で8月29日正午までに理事長に送信する。
以上が理事長より説明され、意義なく承認された。
＜その他＞
①10周年記念事業に向けた活動について
2026年が開催年となる。そのため、2025年度の総会で計画の承認を得る必要がある。遅くとも前年度の2024年度からは計画を立案し始める必要があることが確認された。
②トートバックの配布について
次年度新入生への配布分の予算は、次年度の総会で承認を得る。同様に、今後予算を付け毎年配布できるようにする。
＜報告事項＞
１．学部4年生への学年代表選出（6月依頼、7月末日締め切り）状況
学部生：
現在、学部4年生から2名担当頂けるように依頼中である。
大学院生：
入学後に代表者の選出を依頼する。
博士前期課程については、入学時の依頼により代表者の選出が可能である。
後期課程は依頼するタイミングが難しいが、継続して依頼をしていく。
代表者の選出が困難な場合は学務課大学院担当を介する、もしくは学内メールによって連絡する。
２．トートバックプロジェクトの進捗状況について
応募は4点であった。以下の内容について確認された。
①デザイン案①-1、①-2の取り扱いについて
デザイン案①は、同一の応募者から応募された作品である。同一のデザインで配色の異なる作品が、それぞれ応募された。デザインの基本的なコンセプトは同じだが、配色が異なる理由は明確に記載されている。デザイン案①の扱いをどうするか
⇒デザイン案①-1と①-2とするが、投票総数は合算する。その上で、最優秀賞となった場合は①-1、①-2、で投票数が多い方のデザイン案を採用することが決定した。
その為、応募された4点のデザイン案を投票用Google Formsで掲示し、投票とする。
②投票に関するアナウンス方法について
8/4（木）までが学部生の試験期間である。それ以降学生は夏季休暇期間となるため、ポスターを貼るのみでは、来校する3～4年生および大学院生のみがポスター掲示を確認できる状況となってしまう。さらに、1・2年生については守山キャンパスでの活動も少ないため、アナウンスが十分にできない。
学部1・2年生へのアナウンスについては、一斉メールの利用を理事長から学部長に確認し、利用可能の承諾を得られ次第、一斉メールを利用してアナウンスを行う。
愛看アラムナイ会員には登録されている一斉メールで投票先のURLを添付し、アナウンスを行う。
③配布について
9月30日（金）の守山キャンパスライフで学部1年生には配布予定とする。
8月27日（土）ごろの発表時には賞品を渡せるように準備をすることと、応募者の情報公開の範囲について検討する。納品前には入金が必要になるため、会計と調整していく。
今後、投票に関する進捗状況の報告は、必要時トートバックプロジェクトメンバーから理事長あるいは理事全員へ向けメールにて実施する。
次回予定： 令和4（2022）年8月31日（水）18：00～