令和5(2023)年度 愛看アラムナイ第4回理事会 議事録
日時：2024年4月10日(水)18:00～19：40
場所：オンライン（Zoom）
出席者： （現理事）8名 （理事候補）4名 欠席者： 1名
資料：１. 2024年度 通常総会議案書（案）
2．通常総会 役割・準備（案）
＜議題＞
1．2024年度 通常総会議案書（案）
・寄附金等受け入れに関する会則、申し合わせ事項の修正（案）
会則、申し合わせ事項の修正内容について確認された。
・会則内容の確認および修正等の検討
会則内容と現状との整合性が取れない箇所について次年度に検討していくことが確認された。会則の理事会開催回数の記載については、2回から2回以上に修正することが確認された。
・2023年決算報告、2024年予算計画について
①交通費の支払いについて
以前は理事会に関する交通費は土日に行っていたため，理事にお金を払っていた。ここ数年は勤務時間外で理事会を実施している。しかし，コロナ禍以降は交通費が支払われていない。そのため，令和5年度に関しては遡って交通費を支払うことが確認された。
②会合費について
会合費は1回500円（茶菓代）として計上することが確認された。
③広報協力謝礼金について
次年度の予算案としては，愛看アラムナイニュースへの寄稿料等として15,000円で計上するが，今後の記念事業に向けた広報活動も踏まえて広報協力謝礼金等の内訳については，次年度の継続課題とする。
・懇親会ケータリングについて
懇親会の会員自己負担額は1,000円とする。差額分については、全額同窓会へ補助金の申請を行うことが確認された。
２. 通常総会 役割・準備（案）
①学内へのアナウンスについて
特別会員への総会案内は3月の教授会で行った。受付を開始してから再度開催案内のアナウンスを行う。
②歴代理事への郵送について
歴代理事17名への総会案内は、4月末の郵送（封書）を予定する。
③総会の申し込みと広報について
・総会の申し込みフォームは5/7に開設予定とし，申し込みフォームの作成を依頼する。
・5/7までに総会の案内文およびHPの申し込みページ（申し込みフォーム）に掲載する文面も作成する。（懇親会の参加の有無，また懇親会をキャンセルする際の期限などの記載を検討する必要がある）
④教育講演講師料について
講師料については，10,000円/ｈ＋交通費実費の予定。
⑤懇親会の準備について
飲料購入準備については，会計にて実施する。会場・控室についてはすでに予約済み。
⑥総会の役割について
・事前準備・当日役割の担当について確認された。
・総会・教育講演をon-lineで開催できるような取り組みを行っていく。総会もハイブリットによる開催を検討していく。4月のアナウンスまでに調整ができない場合には今年度は対面のみとする。
３．その他
・トートバックの配布について
①会費納入済みの正会員の大学院進学者への対応
今年度本学の博士後期課程にトートバックを作る前に前期課程修了した方が進学された。会費は前期課程在籍時の納入が確認できているためトートバックを渡すこととする。今後2015年～2020年頃の卒業生・修了生には配布が必要になるケースが出てくることが確認された。
②大学院修了時に会費を納入された修了生への対応
当該修了生は，遠方に在住されており直接渡すことが困難である。そのため，トートバックの受け取りを希望される場合は郵送（レターパック）する。
上記の内容については，広報での申し合わせ事項として整理し，次年度の規約または内規に反映させていく。
以上