- 日 時：2021年5月24日～5月25日
- 場 所：メール会議
【審議内容】
名簿管理システムからの一斉メール配信におけるトラブルの発生に伴い、愛看アラムナイ会員に対する連絡方法の変更を審議する必要性が生じたことから、メール会議による緊急理事会を行った。
- 名簿管理システムを使用した一斉メールによる会員への連絡廃止について
名簿管理システムによる一斉メール配信は廃止とし、会員への情報発信は原則愛看アラムナイHPおよびFacebookによって行う。
- 連絡手段変更に関する会員に向けた通知方法について
一斉メール配信の廃止に伴い、会員に連絡方法が変更になることを文章等で告知する。
文書の送付対象は、2021年6月時点で名簿管理システムに住所を登録し、連絡の受け取りを可としている正会員とする。
旧短期大学部会会員には葉書(郵送)による通知、旧大学部会会員には名簿管理システム名簿での一斉メール配信、ならびに、愛看アラムナイホームページおよびFacebookで通知する。
上記2点の背景・理由として、現在、名簿管理システムによる一斉メール配信において ①指定していない対象への誤配信、②複数通のメールの誤配信、③多量のメールの不着が生じており、無料レンタルサーバーを通じてクイックスが一斉メール配信をしていることや、会員が情報を更新していないことが影響していると考えられると理事長より説明があった。
また、配信不可のメールの通知は大学メールアドレスを転送先として登録している担当理事に通知され、迷惑を被っていることも理事長から報告された。
メール会議の結果、理事全員より同意が表明されたため、上記2点は承認された。
なお、会員への通知については6月のオンライン総会後に実施することも確認された。